Ochrona danych

Informacje dot. ochrony danych osobowych naszych kandydatów

Dziekujemy za zainteresowanie naszą firmą oraz aplikację na wybrane stanowisko. Poniżej przedstawiamy informacje dot. przetwarzania Waszych danych osobowych w związku z niniejszą aplikacją.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?
W świetle obowiązującego prawa o ochronie danych osobowych odpowiedzialnym organem za ich przetwarzanie jest firma:
VAN GRAAF GmbH Sp. k
ul. Św. Mikołaja 19
50-128 Wrocław

Dodatkowe informacje o naszej firmie oraz dane kontaktowe osób upoważnionych do reprezentowania firmy znajdziecie na naszej stronie internetowej w zakładce nota prawna: https://www.vangraaf.com/pl/nota-prawna/

Jakie dane są przez nas przetwarzane i w jakim celu?
Przetwarzamy tylko te dane, które są bezpośrednio związane z aplikacją, to znaczy:
a) ogólne informacje osobowe, jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu oraz adres mailowy,
b) dane dot. wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych,
c) informacje związane bezpośrednio z aplikacją na konkretne stanowisko, jak np. oczekiwania finansowe,
d) dane statystyczne,
 
jak również pozostałe informacje, przesłane wraz z aplikacją, jak świadectwa, list motywacyjny etc.

Wyżej wymienione dane mogą nam posłużyć do wewnętrznych statystyk, będą one jednak przygotowane w formie anonimowej, tak aby nie naruszyć tożsamości kandydatów.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacyjnym jest Europejskie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych art. 88 w połączeniu z §26 ust.1 s.1, obowiązujące od dn. 25.05.2018r. Przetwarzanie danych, które konieczne są w związku z decyzją o podjęciu zatrudnienia, jest dozwolone.

Jeśli dane osobowe byłyby niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, mogą być przetwarzane po zakończeniu procesu rekrutacyjnego na postawie założeń art. 6 RODO, w szczególności ust.1 lit. f.

Jak długo przechowujemy dane?
Dane naszych kandydatów usuwamy po 6-ciu miesiącach, w przypadku decyzji odmownej.
W przypadku, kiedy kandydat wyraził dodatkową zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, zapisujemy je w bazie danych, gdzie będą przechowywane przez 2 lata, a następnie kasowane (zgodnie z art.6 ust.1 lit. a RODO).

Jeśli zostanie zawarty stosunek pracy dane kandydata oraz wszelkie udostępnione przez niego dokumenty zostaną przeniesione, zgodnie z art. 88 RODO w połączeniu z §26 ust.1 s.1, do akt personalnych w celu przeprowadzenia procesu zatrudnienia.

Komu możemy udostępnić dane osobowe?
Do naszych procesów rekrutacyjnych używamy profesjonalnego programu do zarządzania rekrutacjami (Rexx System GmbH). Jako dostawca usługi może on mieć dostęp do danych osobowych kandydatów w związku z przeprowadzanymi przez niego przeglądami technicznymi lub konserwacją systemu. Podpisaliśmy z Rexx Sytem GmbH umowę o przetwarzaniu danych, która gwarantuje, że proces ten odbywa się w bezpieczny sposób.
Wszystkie nadesłane aplikacje są analizowane przez Dział Personalny. Dokumenty kandydatów spełniających nasze kryteria są przesyłane wewnętrznie do osób odpowiedzialnych za rekrutacje na wolne stanowiska. W naszej firmie dostęp do danych osobowych kandydatów mają tylko te osoby, które zajmują się bezpośrednio procesami rekrutacyjnymi.

Jakie jeszcze inne metody rekrutacji są stosowane w naszej firmie?
Wprowadzając test osobowości i inteligencji chcielibyśmy poznać i lepiej zrozumieć naszych kandydatów, tak aby móc podjąć odpowiednią decyzję, satysfakjonującą obie strony. Rozrzeszenie procesu rekrutacji o naukowe metody jest wyrazem naszego profesjonalizmu i poważnego podejścia do procesu rekrutacji, które mogą być również wartością dodaną dla naszych kandydatów.

Testy osobowości i inteligencji są przeprowadzane tylko i wyłącznie dobrowolnie. Niewzięcie w nich udziału nie wyklucza kandydata z dalszego procesu rekrutacyjnego.Wyniki testów są przetwarzane przez wykwalifikowanych do tego celu rekruterów i oceniane tylko pod kątem tego stanowiska, o które ubiega się kandydat.


Test osobowości (Predective Index (PI)) został przygotowany przez firmę Predective Index LLC. Do zarejestrowania testu osobowości nie będą potrzebne żadne inne dane, poza nazwiskiem i adresem mailowym. Dostęp do systemu Predictive Index otrzymacie drogą mailową. Podane przez Was dane (wybór przymiotników) będą systematycznie i bezpośrednio po uzyskaniu wyniku (graficzna prezentacja oraz wskazówki dot. zastosowania) skasowane. Na Wasze życzenie również wyniki testu, znajdujące się w skrzynkach mailowych na centralnych serwerach firmy PI, mogą zostać w każdym momencie trwania procesu rekrutacyjnego usunięte. W przeciwnym razie pozostaną tam zabezpieczone przez 90 dni. W tym czasie tylko Dział Personalny jest upoważniony do wglądu w wynik testu. Podpisaliśmy z firmą Predective Index LLC umowę na przetwarzanie danych, która gwarantuje, że proces ten odbywa się w bezpieczny sposób.

Test inteligencji jest przeprowadzany w formie papierowej przez wykwalifikowanych rekruterów i przez nich oceniany. Do jego przeprowadzenia potrzebujemy nazwiska, wieku, płci i informacji o wykształceniu kandydata. Na Wasze życzenie wyniki testu mogą zostać usunięte w każdym momencie trwania procesu rekrutacyjnego, w przeciwnym razie przechowujemy je przez 3 miesiące. W tym czasie tylko Dział Personalny jest upoważniony do wglądu w wynik testu.

Gdzie będą przetwarzane dane?
Dane osobowe kandydatów będą przetwarzane tylko i wyłącznie przez centra komputerowe Niemieckiej Republiki Federalnej. Dane, które zostały udostępnione w ramach testów PI, będą przetwarzane w centrach komputerowych w USA. Przekazywanie danych osobowych między USA a Europą odbywa się w oparciu o porozumienie Privacy Shield.

Wasze prawa
Każdy kandydat ma prawo do informacji nt. jego danych osobowych przetwarzanych przez naszą firmę. Prosimy o wyrozumiałość, jeśli takie zapytanie nie wpłynie do nas pisemnie, wówczas możemy poprosić o udowodnienie, że dana osoba jest tą, za którą się podaje.

Przysługuje Wam prawo do sprostowania oraz usunięcia danych, a także ograniczenia ich przetwarzania, o ile jest to zgodne z obowiązującym prawem.

Przysługuje Wam również prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych w świetle obowiązujących przepisów. To samo tyczy się prawa do przenoszenia danych osobowych.

Powołaliśmy inspektora danych osobowych : Pani Anna Krajewska
Adres mail do kontaktu : service@vangraaf.pl


Prawo do zażalenia

Przysługuje Wam prawo do zażalenia w kwestii przetwarzania przez nas Waszych danych osobowych do organu nadzorującego ochronę danych osobowych.